KI-Kompetenzpflicht: Was HR bei der Mitarbeiterschulung jetzt nachweisen muss

Die KI-Kompetenzpflicht ist eine der Vorschriften aus dem EU AI Act, die in der Praxis am häufigsten übersehen wird - dabei betrifft sie HR direkt. Seit Februar 2025 gilt: Wer Mitarbeitende mit KI arbeiten lässt, muss sicherstellen, dass diese ausreichend geschult sind. Dieser Beitrag zeigt, was das konkret bedeutet und wie Sie die Pflicht ohne großen Aufwand erfüllen.

Was Artikel 4 verlangt

Der EU AI Act verlangt in Artikel 4, dass Unternehmen ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei den Personen sicherstellen, die KI-Systeme in ihrem Auftrag betreiben oder nutzen. Übersetzt heißt das: Ihre Leute müssen verstehen, was die Tools können, wo die Grenzen liegen und welche Risiken es gibt - etwa beim Datenschutz oder bei Fehlern der KI.

Ein direktes Bußgeld speziell für einen Verstoß gegen Artikel 4 gibt es nicht. Aber es besteht ein Haftungsrisiko bei Sorgfaltspflichtverletzungen, und die Durchsetzung durch die Aufsichtsbehörden beginnt am 2. August 2026. Die Pflicht ist also real, auch wenn sie nicht mit einer fixen Strafsumme droht.

Was als Nachweis ausreicht

Die gute Nachricht: Sie müssen kein Zertifizierungsprogramm aufbauen. In den meisten Fällen reichen zwei Bausteine: eine dokumentierte KI-Schulung und eine interne Nutzungsrichtlinie. Wichtig ist die Dokumentation - Sie müssen im Zweifel zeigen können, dass Sie Ihre Mitarbeitenden geschult haben.

Praktisch heißt das: ein Schulungsformat, das die Belegschaft dort abholt, wo sie steht, plus eine schriftliche Richtlinie, welche Tools für welche Zwecke erlaubt sind und welche Daten nicht in KI-Systeme gehören.

Förderung nutzen

Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeitende sind in vielen Fällen über das Qualifizierungschancengesetz (QCG) förderfähig. Es lohnt sich, das vor der Buchung einer Schulung zu prüfen - der Antrag läuft über den Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit.

Der blinde Fleck: der Vertrieb

In vielen Unternehmen nutzen gerade Vertriebsteams ChatGPT längst - oft ohne dass HR davon weiß. Mitarbeitende kippen Kundendaten in fremde Systeme, weil es schnell geht. Genau hier ist die Kompetenzpflicht kein Bürokratie-Thema, sondern echter Schutz: Wer weiß, wie KI funktioniert, macht weniger Fehler.

DH Studio Consulting bietet praxisnahe KI-Workshops, die genau diese Pflicht erfüllen und die Mitarbeitenden gleichzeitig befähigen, KI sinnvoll im Alltag einzusetzen - direkt umsetzbar, am nächsten Tag. Sprechen Sie uns an, wenn Sie HR und Belegschaft sauber aufstellen wollen.