KI-Kompetenzpflicht 2026: Was HR jetzt wirklich nachweisen muss
Im Juli 2026 hat die EU die KI-Kompetenzpflicht neu gefasst. Die Pflicht bleibt, aber sie ist schlanker geworden. Was das für HR bedeutet und welche Dokumentation heute sinnvoll ist.
Die KI-Kompetenzpflicht gehört zu den Regeln aus dem EU AI Act, die HR direkt betreffen. Seit Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI einsetzen, etwas für die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden tun. Im Juli 2026 hat die EU diese Pflicht neu gefasst und dabei deutlich entschärft. Viele Schulungsangebote und Checklisten arbeiten trotzdem noch mit der alten Fassung. Dieser Beitrag zeigt, was heute gilt, was HR tatsächlich festhalten sollte und wo Sie sich Aufwand sparen können.
Was die KI-Kompetenzpflicht seit Juli 2026 verlangt
Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. So steht es in Artikel 4 der KI-Verordnung in der Fassung, die seit dem 27. Juli 2026 gilt. Geändert wurde sie durch die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, den sogenannten KI-Omnibus.
KI-Kompetenz meint dabei nichts Technisches. Gemeint ist, dass Mitarbeitende verstehen, wie die Tools arbeiten, wo ihre Grenzen liegen, welche Fehler typisch sind und welche Daten nicht hineingehören. Betroffen ist jedes Unternehmen, in dem Mitarbeitende für ihre Arbeit KI nutzen. Das gilt auch dann, wenn es nur um Standard-Tools wie ChatGPT oder Claude geht.
Was sich gegenüber der alten Fassung geändert hat
Die alte Fassung verlangte, dass Unternehmen ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei ihren Mitarbeitenden sicherstellen. Das klang nach einem Zielwert, den jede einzelne Person erreichen muss. Genau das hat die Neufassung gestrichen.
Heute genügt es, die Kompetenz zu fördern. Die Verordnung stellt ausdrücklich klar, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau je Person verlangt wird. Für HR ist das eine echte Erleichterung. Sie müssen nicht nachweisen, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter einen Test bestanden hat. Sie müssen zeigen können, dass das Unternehmen sinnvolle Maßnahmen ergriffen hat.
Wichtig ist, was nicht passiert ist: Die Pflicht wurde nicht abgeschafft. Wer KI im Unternehmen einsetzt und nichts für die Kompetenz der Belegschaft tut, verstößt weiterhin gegen Artikel 4.
Drohen Bußgelder? Die ehrliche Antwort
Artikel 4 ist in der Bußgeldvorschrift der KI-Verordnung, Artikel 99, nicht aufgeführt. Ein eigenes Bußgeld nur für fehlende Schulungen sieht die Verordnung also nicht vor. Das war schon vor der Neufassung so und wird in manchen Angeboten trotzdem anders dargestellt.
Das heißt nicht, dass das Thema folgenlos ist. Das Risiko liegt an anderer Stelle. Wenn ein Mitarbeiter Kundendaten in ein KI-Tool kopiert oder ein fehlerhaftes KI-Ergebnis ungeprüft an einen Kunden geht, stellt sich die Frage nach der Sorgfalt des Unternehmens. Wer dann belegen kann, dass geschult wurde und klare Regeln gelten, steht deutlich besser da. Für eine verbindliche rechtliche Einschätzung im Einzelfall ist eine Rechtsberatung der richtige Weg.
In Deutschland liegt die zentrale Aufsicht über die KI-Verordnung bei der Bundesnetzagentur. Der Bundestag hat das nationale Durchführungsgesetz dazu im Juni 2026 beschlossen.
Was HR sinnvollerweise dokumentiert
Eine bestimmte Form der Dokumentation schreibt Artikel 4 nicht vor. Bewährt hat sich ein schlanker Ordner, der drei Fragen beantwortet: Wer nutzt KI, wer wurde geschult, und welche Regeln gelten.
Die Übersicht: wer nutzt welche Tools
Eine einfache Liste reicht: Welche Abteilungen nutzen welche KI-Tools, wofür und mit welchen Daten. Diese Übersicht ist die Grundlage für alles Weitere, denn sie zeigt, wer überhaupt geschult werden sollte.
Die Schulungsnachweise
Festhalten sollten Sie, wer wann an welcher Schulung teilgenommen hat und welche Inhalte behandelt wurden. Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate aus Workshops erfüllen genau diesen Zweck. Ein offizielles Zertifikat oder eine Prüfung ist nicht vorgeschrieben.
Die KI-Richtlinie
Eine kurze interne Richtlinie legt fest, welche Tools erlaubt sind, welche Daten tabu sind und wer bei Fragen hilft. Sie ist zugleich Schulungsinhalt und Nachweis. Wo ein Betriebsrat besteht, ist er bei der Einführung von KI-Tools in der Regel zu beteiligen. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Darf der Betriebsrat ChatGPT verbieten?
Welche Schulung zu welchem Team passt
Die Neufassung betont, dass sich die Maßnahmen an Vorwissen, Erfahrung und Einsatzzweck orientieren sollen. Eine Einheitsschulung für alle ist deshalb selten die beste Lösung.
Ein typisches Szenario im Mittelstand: Ein Maschinenbauer mit 120 Mitarbeitenden stellt fest, dass der Vertrieb ChatGPT seit Monaten für Angebotstexte nutzt, die Buchhaltung gar nicht und das Marketing intensiv für Bildideen. Für den Vertrieb lohnt sich ein halber Tag zu Datenschutz, Prompting und der Prüfung von Ergebnissen. Das Marketing braucht zusätzlich Hinweise zu Urheberrecht und Kennzeichnung. Die Buchhaltung braucht erst dann eine Schulung, wenn dort KI eingeführt wird.
Neue Mitarbeitende und neue Tools gehören ebenfalls auf den Plan. Die KI-Kompetenzpflicht ist keine einmalige Aktion, sondern Teil des normalen Onboardings.
Wo HR jetzt Aufwand sparen kann
Durch die Neufassung fallen einige Dinge weg, die in vielen Unternehmen noch auf der Liste stehen. Sie brauchen keine Kompetenztests für einzelne Mitarbeitende, kein externes Zertifizierungsprogramm und keine jährlichen Pflichtprüfungen. Was zählt, ist eine nachvollziehbare Linie: Übersicht, Schulung, Regeln.
Der größere Hebel liegt ohnehin nicht in der Dokumentation, sondern in der Praxis. Teams, die wissen, was KI kann und wo sie Fehler macht, arbeiten schneller und sicherer. Welche Pflichten der EU AI Act darüber hinaus für den Mittelstand vorsieht, fasst der Beitrag EU AI Act 2026: Diese Pflichten gelten jetzt für den Mittelstand zusammen. Einen kompakten Überblick zur Rechtslage finden Sie außerdem auf der Seite KI-Kompetenzpflicht.
Häufige Fragen
Gilt die KI-Kompetenzpflicht auch für kleine Unternehmen?
Ja. Artikel 4 der KI-Verordnung unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße. Sobald Mitarbeitende KI-Systeme für ihre Arbeit nutzen, auch Standard-Tools wie ChatGPT oder Claude, muss das Unternehmen Maßnahmen ergreifen, die ihre KI-Kompetenz fördern. Wie umfangreich diese Maßnahmen sein sollten, hängt davon ab, wie intensiv und wofür KI eingesetzt wird.
Muss jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine Prüfung ablegen?
Nein. Seit der Neufassung vom Juli 2026 ist ausdrücklich klargestellt, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau je Person verlangt wird. Es geht darum, dass das Unternehmen die Kompetenz fördert und das belegen kann. Tests oder Prüfungen sind möglich, aber nicht vorgeschrieben. Eine dokumentierte Schulung mit Teilnahmebestätigung reicht in der Praxis meist aus.
Reicht ein E-Learning-Kurs aus?
Ein E-Learning kann eine sinnvolle Maßnahme sein, vor allem für Grundlagen. Ob es allein genügt, hängt vom Einsatz ab. Wer KI täglich für Kundenkommunikation oder Angebote nutzt, profitiert von einer Schulung an echten Aufgaben mehr als von einem allgemeinen Kurs. Entscheidend ist, dass die Maßnahme zu den Tools und Aufgaben der Mitarbeitenden passt.
Wie oft muss die Schulung wiederholt werden?
Eine feste Frist sieht die KI-Verordnung nicht vor. Sinnvoll ist eine Auffrischung, wenn neue Tools eingeführt werden, wenn sich Einsatzbereiche deutlich ändern oder wenn neue Mitarbeitende dazukommen. Viele Unternehmen verankern das Thema deshalb im Onboarding und planen einmal im Jahr eine kurze Aktualisierung für die Teams, die intensiv mit KI arbeiten.
Fazit
Die KI-Kompetenzpflicht ist seit Juli 2026 schlanker, aber nicht verschwunden. HR muss nicht mehr belegen, dass jede Person ein bestimmtes Niveau erreicht, sondern dass das Unternehmen die Kompetenz sinnvoll fördert. Eine Übersicht der genutzten Tools, dokumentierte Schulungen und eine kurze KI-Richtlinie reichen dafür in den meisten Fällen aus. Der nächste Schritt ist die Bestandsaufnahme: Wer nutzt bei Ihnen heute schon KI, und wofür?
Der Weg von der Vorschrift zur gelebten Praxis ist meist kürzer, als viele denken. Ich bin David Hirschhäuser, KI-Berater und Gründer von DH Studio Consulting in Bünde, und schule Teams genau an dieser Stelle, mit Teilnahmezertifikat und direkt an den eigenen Aufgaben. Wenn Sie wissen möchten, welche Schulung zu Ihrem Team passt, sprechen Sie mich gern an.
Quellen: Verordnung (EU) 2026/1744 (EUR-Lex), KI-Verordnung (EU) 2024/1689 (EUR-Lex), KPMG: Digital Omnibus on AI, KI-Campus: KI-Omnibus justiert Artikel 4 neu. Stand: September 2026.
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David Hirschhäuser
KI-Berater und Gründer von DH Studio Consulting in Bünde. Über 30 Jahre Vertrieb, IHK-zertifiziert im Bereich KI. Er begleitet mittelständische Unternehmen dabei, KI dort einzusetzen, wo sie im Tagesgeschäft wirklich zählt.
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